電話代行サービスにおける「セキュリティ対策」とは

01電話代行サービスがセキュリティ対策を重視する理由

情報化社会においては、たったひとつの情報でビジネスを成功に導くことができる反面、たったひとつの情報で突然企業が苦境に陥ることもあります。それだけ情報は重要なものであることから、多くの企業はその取り扱いに細心の注意を払い、万全のセキュリティ対策を取ろうとしています。

ベルシステム24では、数多くの大手企業のコールセンター業務を請け負っており、業務の内容によっては、委託した企業様の機密情報を扱うことも多くあります。それだけにセキュリティに関しては必要な安全管理策をしっかりと取っています。それは、電話代行サービス「e秘書」でも同様です。

今回は、e秘書が実施しているセキュリティ対策についてご紹介します。

02物理的なセキュリティ対策

まずは物理的なセキュリティ対策について紹介します。e秘書では、主に次のような物理的対策を実施しています。

●入退館システム

e秘書の業務を行うオペレーションセンターには多くのオペレーターが在籍しています。各人の入退室記録を把握するため、ICカードリーダーとセキュリティカードでログを取得しています。

●監視カメラ

機密情報を取り扱うスペースでは、すべての出入り口に監視カメラを設置。実際に誰が出入りをしているのか、映像でもわかるようにしています。

●パソコンへのセキュリティ対策

オペレーターが使用するパソコンにも様々なセキュリティ対策を施しています。例えば、ログインIDは必ず個別のものとし、共有IDの使用は禁止しています。パスワードも1ヶ月ごとに変更するなどの対策により、万が一にも外部に情報が漏れ出すことを防いでいるのです。

●ゾーニング

取り扱う情報に合わせ、エリア単位でセキュリティレベルを分けたり、それぞれに適したセキュリティ対策を実施しています。例えばコピールームでは入室可能者を管理者以上に制限しています。またオペレーションルームには携帯電話等を含めた私物の持ち込みを禁止、さらに中身を可視化できる透明のバッグを使用するようにしています。さらに、持ち出しや紛失のリスクを回避するために紙のメモ帳を廃止し、電子メモパッドを使用しています。

これらもまた、情報漏えいのリスクを減らすために行っていることです。

03人的なセキュリティ対策

物理的なものだけでなく、人的なセキュリティ対策も実施しています。

●採用～入社段階でのセキュリティ対策

当社では、入社時の条件としてすべてのスタッフと機密保持誓約書を交わします。そこでは、顧客情報の機密保持義務及び損害賠償責任が記されています。 また入社後、情報保護の重要性やコンプライアンス遵守についての研修も全スタッフに必ず実施しています。

●既存社員への教育

e秘書に関わるオペレーターには、入社後もeラーニングを活用したテストを実施し、合格をしないと業務に従事できないようにしています。また、コンプライアンス遵守の重要性が風化しないよう、全スタッフを対象にした集合研修も行っています。

さらにオペレーターを管理するマネージャー層に対しては、外部講師を招いたコンプライアンスセミナーを受講してもらうことで、一層高いセキュリティ意識の獲得を促しています。

●チェック・監査

一方で、しっかりとセキュリティが担保されている状況なのか、定期的にチェックする体制も整えています。

まずは1年に1回、自社で定めたセキュリティ対策基準を遵守した運用がされているのかのセルフチェックや、社内監査室による内部監査を実施しています。さらに当社ではISO27001、プライバシーマークの第三者認証を取得しているため、定期的に第三者機関による審査を受けることで、高いセキュリティ対策を実現しています。

04電話代行サービス利用の際はセキュリティ対策の充実度もチェック

電話代行サービスのご利用をお考えの方は、依頼しようとしている企業がどれだけセキュリティ対策に気を遣っているかもチェックした上での発注をオススメしています。ここまで紹介してきたように、当社ではしっかりとセキュリティ対策に取り組んでいるので、安心して業務を依頼したいという方は、ぜひご相談ください。